Estrategia
workforce management que es

El Workforce Management (WFM), o gestión de la fuerza laboral, es una estrategia para optimizar el uso del personal en una organización. Básicamente, se trata de planificar, coordinar y hacer seguimiento del equipo de trabajo para aprovechar al máximo su tiempo y habilidades. 

Con un sistema de WFM, las empresas logran organizar mejor a sus empleados, reducir costos y mejorar sus resultados. 

En un mercado donde cada vez hay más competencia, el WFM se convierte en un aliado esencial para alcanzar la eficiencia operativa y retener talento clave.

Quédate leyendo este artículo para conocer más acerca de esta estrategia que ha ganado terreno en el ámbito corporativo en los últimos años.

Definición de Workforce Management (WFM)

El Workforce Management es un conjunto de herramientas y procesos que ayudan a las empresas a gestionar, planificar y mejorar el rendimiento de sus equipos. 

El objetivo principal es que las personas adecuadas estén en el lugar y momento correctos, y que cuenten con las habilidades necesarias para realizar su trabajo. Esto incluye desde prever cuántos empleados se necesitan en cada momento, hasta coordinar las tareas del día a día, siempre buscando mejorar la eficiencia y el ambiente de trabajo.

Áreas clave de Workforce Management

El WFM abarca varias áreas específicas que permiten una gestión laboral eficiente y efectiva. Aquí algunas de las más importantes:

Programación de personal

La programación de personal ayuda a organizar los horarios de trabajo para cubrir los momentos de mayor demanda y evitar el exceso de personal en periodos más tranquilos. Este proceso asegura que siempre haya suficiente personal disponible, sin generar carga de trabajo excesiva para nadie.

Gestión de habilidades

Este aspecto facilita asignar a los empleados tareas acordes con sus habilidades, lo que evita problemas de rendimiento y asegura un trabajo de calidad. La idea es que cada persona esté donde mejor puede aportar, beneficiando tanto al equipo como al cliente final.

Control de asistencia y productividad

Con herramientas especializadas, las empresas pueden llevar un control de asistencia y monitorear las horas trabajadas y la productividad. Esto permite identificar patrones de comportamiento y hacer ajustes que mejoren el rendimiento general del equipo.

Workforce Management

Ejemplos de uso de WFM en distintas industrias

Industria de retail

En el comercio minorista, el WFM ayuda a prever aumentos de demanda durante las temporadas altas, como las festividades. Usando un software de WFM, una cadena de tiendas puede planificar el personal necesario y ajustar los turnos para cubrir picos de ventas. De esta forma, asegura una buena experiencia para el cliente y evita la sobrecarga de trabajo en sus empleados.

Centros de atención al cliente

En los centros de atención telefónica, el WFM facilita asignar agentes de acuerdo a la demanda y las habilidades de cada uno. Por ejemplo, durante un lanzamiento de producto, el sistema de WFM puede anticipar un aumento en el volumen de llamadas y asignar más agentes en esos horarios, mejorando la respuesta al cliente.

Beneficios del Workforce Management para la eficiencia laboral

Implementar WFM ofrece ventajas que impactan directamente en la eficiencia del negocio y en el bienestar del equipo. Algunos beneficios clave incluyen:

  • Optimización de recursos: Anticiparse a las necesidades de personal según la demanda evita sobrecargar o desperdiciar recursos.
  • Aumento de la productividad: Asignar tareas y horarios de manera eficiente permite reducir el tiempo perdido y mantener un flujo de trabajo continuo.
  • Reducción de costos: Minimizar horas extra y ajustar el personal a los cambios en la demanda permite reducir gastos.
  • Mejora en la retención de empleados: Crear un ambiente laboral equilibrado y bien organizado contribuye a la motivación y fidelidad de los empleados.

Principales funciones de un sistema de Workforce Management

Los sistemas de WFM incluyen varias funciones clave para una gestión de personal completa y efectiva:

Planificación y programación de horarios

Asignar horarios de trabajo de forma que consideren tanto las necesidades de la empresa como las preferencias del equipo ayuda a reducir conflictos, asegurar la cobertura suficiente y evitar el agotamiento del personal.

Gestión del rendimiento y análisis de productividad

Esta función permite observar y analizar el rendimiento de los empleados, lo que ayuda a identificar patrones de productividad y realizar ajustes. También facilita reconocer áreas donde los empleados puedan necesitar apoyo o capacitación adicional.

Optimización de recursos y control de costos

Los sistemas de WFM permiten calcular automáticamente el número de empleados necesarios en cada turno, evitando gastos innecesarios y ayudando a usar mejor tanto el personal como el presupuesto.

Cómo implementar Workforce Management en una empresa

Implementar WFM puede ser todo un reto, pero siguiendo ciertos pasos es posible integrarlo de manera eficaz:

Pasos básicos para la implementación de WFM

  1. Evaluar las necesidades de la empresa: Identificar las áreas de mejora y definir objetivos claros para el WFM.
  2. Seleccionar el software adecuado: Elegir una herramienta de Workforce Management, como Kriu.app o la que mejor se ajuste a los objetivos de la empresa.
  3. Capacitar al personal: Asegurarse de que gerentes y empleados entiendan el sistema y sus beneficios.
  4. Monitorear y ajustar: Tras la implementación inicial, hacer un seguimiento para ajustar detalles y asegurar que el sistema esté cumpliendo sus objetivos.
Workforce Management

Retos comunes y cómo superarlos

Resistencia al cambio: La implementación de nuevas herramientas y procesos a veces genera resistencia. Comunicar claramente los beneficios del WFM y ofrecer capacitación facilita la adopción del sistema.

Complejidad del software: Algunos sistemas de WFM pueden ser complicados de usar. Elegir un software intuitivo y contar con soporte técnico, especialmente en las primeras semanas, ayuda a que el equipo se sienta cómodo.

Costos iniciales de implementación: Instalar un sistema de WFM implica una inversión inicial. Realizar un análisis de costo-beneficio ayuda a visualizar el retorno de inversión a largo plazo, ya que el WFM reduce costos operativos al mejorar la programación de personal.

Adaptación a la variabilidad de la demanda: Empresas como las de logística enfrentan fluctuaciones en la demanda que son difíciles de prever. Con WFM, es posible utilizar herramientas de pronóstico que permiten anticipar estos cambios y ajustar la programación.

Conclusión: El impacto futuro de Workforce Management en las empresas

El Workforce Management ha evolucionado significativamente, pasando de ser una simple herramienta de programación a convertirse en un sistema estratégico que ayuda a gestionar equipos de trabajo de forma más eficiente. 

Con el avance de tecnologías como la inteligencia artificial, el WFM permite anticiparse a cambios en el mercado laboral y responder mejor a las necesidades de la empresa y de los empleados. 

En el futuro, es probable que el WFM siga innovando, adaptándose a entornos laborales híbridos y a las demandas de mayor flexibilidad por parte de los empleados. Adoptar un sistema de WFM representa una ventaja competitiva que puede impulsar la sostenibilidad y crecimiento de cualquier empresa.

  • Marketing Manager en La Caja Company

    Desde que tengo memoria, me ha apasionado la comunicación y la creatividad. Mi experiencia en el marketing digital nace hace más de 8 años, dedicándome al copywriting y el marketing de contenidos. Luego, sigo mi aprendizaje en otras áreas como el diseño, la estrategia, el project management y publicidad paid.  He trabajado en destacadas agencias de marketing y publicidad en Venezuela y Argentina, y como profesional independiente en proyectos en República Dominicana, México y Colombia.  Actualmente soy Marketing Manager conjuntamente en La Caja Company y Reveland, donde mi experiencia se fusiona para desarrollar estrategias y coordinar acciones de marketing y comunicación para ambas compañías. Fuera del ámbito profesional, soy una gran apasionada de los viajes, la música y los animales, aspectos que enriquecen mi  vida y alimentan mi creatividad.

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